تُعرّف إدارة البيانات بأنها عملية جمع البيانات وحفظها واستخدامها بأمان وكفاءة. تُسجّل جميع أنشطتنا الرقمية على الإنترنت، ومن هنا ينشأ مفهوم البيانات الضخمة (Big Data)، وهي كمّ هائل من المعلومات الرقمية جاهز للاستخدام. لذا، يتعيّن على المنظمات الاهتمام بإدارة بياناتها في هذا السياق.
تُعدّ إدارة البيانات أداة بالغة الأهمية للمنظمات، إذ تُحدث تأثيرات جوهرية في تنافسيّتها. فيُمكن استخدامها لاتخاذ قرارات أفضل ووضع استراتيجيات عمل أكثر نجاحًا.
سوف نُسلّط الضوء في هذه المقالة على أهمّ المفاهيم المُتعلقة بهذا الموضوع من خلال معرفة:
- ما هي إدارة البيانات؟
- كيف تُدار البيانات؟
- مكونات إدارة البيانات
- ما أهمية إدارة البيانات؟
- ما هي مجالات تركيز إدارة البيانات؟
- أفضل ممارسات إدارة البيانات
ما هي إدارة البيانات؟
تُمثّل إدارة البيانات عملية مُعالجة المعلومات التي تجمعها وتُنشئها أيّ منظمة. وهي تشمل جمع البيانات وتخزينها وتنظيمها ومعالجتها والتحقّق من صحتها وتوفيرها واستخدامها على نحو سليم. تعمل هذه الوظائف مُتكاملةً لضمان دقّة معلومات النظام وضمان توافرها وقابليتها للوصول.
يهدف هذا إلى مُساعدة المنظمات والأفراد على اتخاذ القرارات عن طريق تحسين استخدام المعلومات في إطار أخلاقي وقانوني. فهي تُتيح فهمًا أعمق لسلوك المستهلكين والاتجاهات والفرص المُتاحة، مما يُمكّن من اتخاذ أفضل الإجراءات.
يُعدّ استخدام البرمجيات المُناسبة إحدى الطرق الفعّالة لإدارة البيانات، مثل برنامج Power BI من مايكروسوفت.
كيف تُدار البيانات؟
تتوفّر طُرق مُتعدّدة لتخطيط إدارة البيانات، ولكن نُقدّم لك الخطوات التالية لفهم أساسياتها:
-
ابحث عن منصّة تخزين مناسبة (سحابة) لجميع بياناتك مع إجراء تحليل أوّليّ.
-
احتفظ بنسخة احتياطية شاملة من معلوماتك باستمرار لتفادي فقدانها.
-
شكّل فريقًا مُختصًّا مسؤولًا عن جمع بيانات جميع أقسام المنظمة وتحليلها.
-
درّب فريقك بما يتوافق مع احتياجاتك.
مُكونات إدارة البيانات
تُعدّ هذه المُكونات ركائزَ أساسية للتعامل بكفاءة مع الكمّ الهائل من المعلومات المُتراكمة. ونُحدّد أبرزها فيما يلي:
-
الأمان: تُؤمّن إدارة البيانات الفعّالة حماية المنظمة من الاختلاس والهجمات الإلكترونية، وتمنع وصول البيانات إلى جهات غير مُصرّح لها، فتحمي استراتيجيات المنظمة وبيانات عملائها. ومثالٌ واضحٌ على ذلك، فضيحة فيسبوك-كامبريدج أناليتيكا، التي انتهكت بيانات 87 مليون مُستخدم، وتسبّبت في تحقيقات قانونية ضدّ الشركة في عدّة دول.
-
التحسين والمعالجة: تُوفّر إدارة البيانات هيكلًا مُنظّمًا للمعلومات يُسهّل الوصول إليها ومُشاركتها بين الموظفين للتحقّق من النتائج والاستنتاجات، مما يعزّز من موثوقية القرارات. كما تُحسّن قاعدة البيانات المُنظّمة عديدًا من العمليات وتمنع فقدان المعلومات المهمّة. وتُعاد صياغة البيانات وتصحيحها وضغطها للاستخدام، مما يسمح بإعادة مراجعتها وتحليلها مُقارنةً بالبيانات السابقة، وقياس مدى تأثير أيّ إجراء على المنظمة.
-
التخزين: تُعدّ طريقة تخزين البيانات من أهمّ أهداف إدارة البيانات والمعلومات، خصوصًا مع تزايد حجم البيانات الداخلة إلى النظام وتكدّسها، مما يُشكّل ضغطًا على المساحة التخزينية، وقد لا تُستخدم هذه البيانات. تُنظّم إدارة البيانات هذه العملية وتُنظّم إدخال البيانات وتُصنّفها وتُفهرسها.
ما أهمية إدارة البيانات؟
تُعتبر استراتيجية إدارة البيانات جوهريةً في وقتٍ تسعى فيه المنظمات إلى دمج عناصر غير مادية لرفع قيمة مُنتجاتها وخدماتها. إليك بعضًا من أهمّ أسباب تبنّي هذه الممارسة:
-
خفض التكاليف: تُتيح إِدارة البيانات اتخاذ قرارات صائبة مُستنيرة بمعلومات دقيقة، وتحديد الجمهور المُستهدف وكيفية الوصول إليه. كما يُمكن استخدام المعلومات المُخزّنة كمرجع في المُستقبل، مما يُقلّل وقت وجهد الموظفين في البحث، ويمنع تكرار العمل.
-
رفع الكفاءة التشغيلية: تُمكّن إدارة البيانات المنظمات من التكيّف بفعالية وسرعة مع مُختلف العوامل المؤثّرة، والاستجابة السريعة لتغيّرات السوق، والحفاظ على مركزها التنافسي. كما تُسهّل المعلومات المُتاحة للموظفين مُتابعة التغيّرات واتخاذ القرارات الفعّالة.
-
زيادة الإنتاجية: يُعزّز نظام إِدارة البيانات المُهيكل سرعة العمل من خلال تنظيم المعلومات وتسهيل الوصول إليها والتحقّق منها، مما يُحسّن إنتاجية الفريق. ويُخفّض الوقت اللازم للبحث عن البيانات وفهمها ونقلها، ويسرّع تبادل المعلومات داخل المنظمة.
-
تحسين سير العمليات: على سبيل المثال، يحتاج مُحلّل التسويق إلى سجلّ زيارات صفحة ويب مُعيّنة لمنتجٍ ما لتحديد مدى جاذبية المُحتوى الإعلاني وقدرته على توليد النّقرات. وهذا مُستحيل دون جمع البيانات. وحتى مع جمع البيانات، سيستغرق البحث عنها وقتًا طويلًا في حال لم تُصنّف البيانات وتُنظّم. تُسهّل إدارة البيانات كلّ ذلك وتُحسّن العمليات.
-
تحسين دورة اتخاذ القرارات: تضمن إِدارة البيانات الجيّدة إمكانية اطلاع جميع الموظفين على أحدث المعلومات، مما يُساعد المنظمة على اتخاذ قرارات رشيدة. أمّا المنظمات التي تفتقر إلى نظام إدارة بيانات جيّد، فقد يعتمد موظّفوها على مصادر معلومات مُختلفة، وقد يُؤدّي ذلك إلى استنتاجات غير دقيقة تُؤثّر على أدائها.
ما هي مجالات تركيز إدارة البيانات؟
فيما يلي مجالات تركيز إدارة البيانات:
-
إدارة البيانات الضخمة: تتطلّب إِدارة البيانات الضخمة برمجياتٍ تُدمج وتُخزّن وتُحلّل هذه الكميات الهائلة من البيانات بسرعة وفعالية.
-
توزيع البيانات واتساقها: يجب توزيع البيانات المُجمّعة على مُستودعات البيانات، والأنظمة التشغيلية، وبحيرات البيانات. ويُعدّ هذا التوزيع ضروريًّا نظرًا لزمن وصول الشبكة وضرورة توحيد البيانات.
-
إدارة جودة البيانات: في ظلّ التغيّر المُستمرّ للمعلومات، من المهمّ التحقّق من موثوقية البيانات التي جُمِعت واتساقها قبل استخدامها. لذا، يقوم مُتخصّصو جودة البيانات بتحليل البيانات المُتاحة والتحقّق من صلاحيّتها.
-
حوكمة البيانات: تُمثّل حوكمة البيانات السياسات المُتبعة في جمع البيانات وتخزينها ومعالجتها وحذفها. وتضمن هذه السياسات أمان البيانات، فلا يمكن الوصول إليها إلا من قِبَل المُصرّح لهم.
-
هندسة البيانات: تُمثّل هندسة البيانات تخطيطًا مُسبقًا لتحديد البيانات المطلوب جمعها والبرمجيات المُستخدمة في عملية الجمع والتخزين والمعالجة. وهي تشمل الجوانب التقنية والاستراتيجية لإدارة البيانات.
أفضل ممارسات إِدارة البيانات
تختلف أفضل الممارسات باختلاف أنواع البيانات، ولكن تُعالج الممارسات التالية التحدّيات الرئيسية لإِدارة البيانات في وقتنا هذا:
-
ضمان سلامة البيانات للحصول على معلومات دقيقة وموثوقة.
-
ضمان أمان البيانات وحمايتها من الوصول غير المُصرّح به.
-
ضمان قابلية توسيع منصّة البيانات وكفاءة أدائها العالي.
-
وضع معايير واضحة للبيانات تتّبعها المنظمة.
استفد من خبراتنا في إدارة البيانات لتمكين منظمتك
تُدرك ES Consulting أهمية إدارة البيانات الفعّالة في نجاح أيّ منظمة حكومية. نُقدّم لكم خبرتنا الممتدة لأكثر من 10 سنوات في تقديم حلول مُبتكرة وعلمية وفعّالة لإدارة البيانات وحوكمتها لمساعدتكم على تحقيق أهدافكم الاستراتيجية.
فريق خبرائنا المُؤهّلين في ES Consulting على أتمّ الاستعداد لتقديم الدعم اللازم لمنظمتكم، وضمان تحقيق نتائج إيجابية ومُستدامة. تواصلوا معنا اليوم لمناقشة احتياجاتكم.
