مارس2020
التخطيط ووضع الإجراءات الفعالة، هي أسس كل تصور استراتيجي، بما في ذلك الاستعداد للأزمات. يحتاج كل إداري أو رائد أعمال هذه التقنيات، لوضع خطط مناسبة تحمي ثمرات جهده.
لكن في أوقات الأزمات، تتم ملاحظة النتائج الميدانية، دون التطرق للعمل الإداري والتخطيط الذي سبقه. ومن هذا المنطلق نقترح عليك كل ما عليك معرفته، بخصوص :
مفهوم إدارة الأزمات
طرق التعامل مع الأزمة
قيمة التصورات الاستراتيجية
طرق إدارة المشاريع
أساليب التشخيص والتطوير
مثال عملي يخص تعامل الصين مع الأزمة
كيف أكتسب مهارات التصور الاستراتيجي وأدوات التخطيط الفعال؟
مفهوم إدارة الأزمات
ماهي إدارة الأزمات / Crisis Management ؟
إدارة الأزمات هي علم يقوم على :
- دراسة ما حدث.
- التعامل مع ما يحدث.
- الاستعداد لـ ما قد يحدث.
مفهوم إدارة الأزمات
تمر كل أزمة بـ 5 مراحل أساسية هي :
طرق التعامل مع الأزمة
توجد طرق تقليدية وأخرى حديثة لمواجهة الأزمات. لكن أنجعها هي تلك التي تصل بنا إلى مرحلة نهاية الأزمة بأقل الأضرار والتكاليف. بعض الأزمات قد تحتاج مجرد الإنكار أو التجاهل، أو استخدام استراتيجيات سلبية (passive) على غرار استراتيجية “تابع وانتظر” (Watch and Wait)، حتى تمر الأزمة.
بقية الأزمات تحتاج استراتيجيات نشطة ومدروسة بعناية بداية من اختيار نوعية الاستراتيجية، ووصولا إلى أبسط تفاصيل تطبيقها.
كيف تعاملت الصين مع الأزمة؟
تمت إدارة الأزمة على 3 مستويات:
قيمة التصورات الاستراتيجية
التخطيط هو عمل إداري منهجي يمكن من اتخاذ قرارات في الحاضر، لها تأثير في المستقبل.
طرق إدارة المشاريع
إدارة المشاريع (Project management) هي تحويل التصورات النظرية إلى حقائق على الميدان. لذلك تظهر، خلال هذه المرحلة، نقاط قوة أو ضعف الإجراءات المعتمدة. ولذلك تكون وحدة المتابعة والتحكم أساسية في إدارة المشاريع الكبرى، لتطوير الإجراءات المعمول بها، بهدف تخطي الصعوبات التي قد تظهر أثناء الإنجاز.
سباق مع الزمن
المشاريع هي سباقات مع الزمن، وتقدير الفترة الزمنية المناسبة لكل مهمة يعني توفير اعتمادات مالية ولوجستية وبشرية كبيرة. بعد تقسيم المشروع إلى مهمات يتم احتساب زمن أداء كل نشاط حسب :
أسلوب تقييم ومراجعة المشروع – Program Evaluation and Review Technique
أساليب التشخيص والتطوير
لتلافي النقائص يتم تشخيص الأداء وتطويره دوريا، على يد مختصين. هذه العملية تمكن من توفير الوقت والجهد، فضلا عن مقارنة أساليب العمل.
تشخيص الأداء
كل عملية تشخيص تمر عبر السؤال التالي :
هل هناك رقابة على :
- الأهداف.
- السياسات.
- الإجراءات.
- الميزانية.
- البرامج الزمنية.
- الهيكل التنظيمي.
- الهيئة الإدارية.
- قياس الأداء.
عمليات تشخيص الأداء أساسية في كل مشروع حسب النمط التالي :
يمس التشخيص كلا من :
- عوامل الجودة.
- الموارد المتاحة.
- التكلفة.
- توقيت الإنجاز.
إدارة الأداء
بعد عملية تقييم أداء تتم بداية مهام إدارة الأداء (Performance management)، حيث توضع إجراءات مناسبة لتطوير طرق الإنتاج و/أو إعادة تنظيم الموارد حسب ما يكشفه تشخيص الأداء.
لا تقتصر إدارة الأداء على المؤسسات والشركات فقط، بل يمكن تطبيقها في :
- المدارس.
- النوادي الرياضية.
- المنظمات.
- مراكز الرعاية.
- الهيئات الإدارية.
- قياس الأداء.
تمكن إدارة الأداء من :
- زيادة الإنتاج والإنتاجية.
- التحكم في التكاليف.
- التركيز على الأهداف الرئيسة.
- التحكم في مدة التنفيذ.
- تحفيز الرصيد البشري وتطوير مردوديته.
- تطوير مستويات الرقابة الإدارية.
- توثيق العمل، بطريقة أكثر نجاعة.
مثال عملي يخص تعامل الصين مع الأزمة
لا توجد نجاحات حقيقة تولد في رحم الصدفة، ونجاح الصين في إدارة المشاريع الكبرى لم يكن أبدا بسبب القرارات السريعة أو ردود فعل وليدة اللحظة.
- أثر التخطيط الناجح وتطوير الاستراتيجيات:
- استعمال تقنيات بناء خاصة (جدران مسبقة الصنع).
- استدعاء المختصين المساهمين في بناء مستشفى شياو تانغشان.
- قوة إدارة المشاريع :
- حسن التسيير وإدارة الموارد (توجيه 7500 عامل).
- المتابعة الدقيقة والمتواصلة وتوفير المواد الأولية واللوجستية.
- التشخيص والتطوير المتواصل :
- كل أزمة هي مصدر بيانات لتطوير البروتوكولات والإجراءات المستقبلية.
- مستشفى هوهشنشان في ووهان هو نسخة محسنة وامتداد لمستشفى شياو تانغشان.
- مراجعة الأخطاء، وتطوير الخطط الإعلامية.
كيف أكتسب مهارات التصور الاستراتيجي وأدوات التخطيط الفعال؟
نجاح العمل الإداري منوط بالمعرفة والتكوين الأكاديمي، وهذا يكون نتيجة عمل طويل لا مكان فيه للصدف. حتى أكثر الأزمات صعوبة، يمكن التعامل معها عبر بروتوكولات روتينية، إذا كان التصور الاستراتيجي ناجحا، وطرق إدارة الأزمات فعالة.
النجاح الذي حققته الصين في التعامل مع الأزمة، وبناء مستشفى في وقت قياسي يعتبر تطبيقا أكاديميا لعلوم الإدارة والدراسات الاستراتيجية.
روبرت ييتس
خبير دولي في التغطية الصحية الشاملة.
“السرعة التي تم بها بناء المستشفى يمكن أن تكون درسا للكثيرين”.
المصادر
- 1. إدارة الأزمات الأمنية (مواجهة الكوارث الطبيعية) – أ. د. محمد جمال الدين مظلوم. – جامعة نايف العربية للعلوم الأمنية.
- الإدارة الذكية – أ. د. عبدالعزيز النجار – جامعة الإسكندرية.
- مهارات التفكير والتخطيط الاستراتيجي – د. محمد عبد الغني حسن هلال – مركز تطوير الأداء والتنمية مصر الجديدة.
- حياة في الإدارة – د. غازي عبد الرحمن القصيبي
