تكلفة الاجتماعات السيئة والحلول الحقيقية لإدارة ذكية

تكلفة الاجتماعات السيئة – في شهر فبراير 2020، نظمت منصة زووم وحدها أكثر من 12 مليون اجتماع، لكن هذه الاجتماعات لا تفرق كثيرا عن الاجتماعات التقليدية التي تعاني من سوء التنظيم والتأخير وعدم الوصول إلى المُخرجات المنتظرة. الصورة النمطية التي يتداولها المدراء وحتى الموظفون عن الاجتماعات ليست وليدة الصدفة، بل هي نتيجة حتمية لقلة المعرفة المتعلقة بمفاهيم التيسير، وتغييب الميسرين عن إدارتها.

في هذه النشرة تتعرف إلى :

 

1. تيسير الاجتماعات
2. تكلفة الاجتماعات السيئة
3. أخطاء شائعة في إدارة الاجتماعات
4. تحديات تواجه كل اجتماع
5. خطوات أساسية لإدارة اجتماع ناجح
6. كيف تُصبح اجتماعات المنظمة فعالة
7. خطوات عملية

 

1. تيسير الاجتماعات

 

ما هو التيسير؟

 

التيسير (Facilitation) هو مجموعة المعارف التي تُمكن المُيسر من إدارة اجتماع مُنصف وغير متحيز، يهدف إلى الوصول إلى المخرجات المنتظرة منه، عبر:

• التحضير المناسب للاجتماع قبل عقده.
• الإدارة الذكية للاجتماع.
• مراجعة المخرجات بعد الاجتماع.

 

لتحقيق النتائج المرجوة، يتقاطع علم التيسير مع عدة علوم أخرى، فضلا عن فروع علوم الإدارة:

 

2. تكلفة الاجتماعات السيئة

 

الاجتماعات سيئة التنظيم، ليست مقتصرة على البلدان النامية أو المنظمات الصغيرة فقط، بل تمس حتى أكبر المنظمات والشركات حول العالم. تذكر مجموعة من الدراسات الحديثة أن عدد الاجتماعات حول العالم يتراوح بين 36 و 56 مليون اجتماع يوميا، وتكلف الاجتماعات السيئة الاقتصاد الأمريكي بين الـ 70 والـ 283 مليار دولار.

 

الوقت – مورد لا يمكن تعويضه

 

الإعداد للاجتماعات وتنظيمها يكلف المنظمات موارد مالية ولوجيستية ضخمة، وحتى في ظل توفر وسائل تنظيم الاجتماعات عبر وسائل التواصل الحديثة، إلا أنها تبقى محرقة حقيقية للوقت، حيث يتجاوز معدل إهدار الوقت في الاجتماعات الافتراضية 15 دقيقة لكل اجتماع.

 

 

تُعتبر الاجتماعات الافتراضية أقل تكلفة من حيث الوقت والإعداد، إلا أنها تُظهر حسب أبحاث الشركة البريطانية Sapio Research أنها تُسبب إهدارا للوقت بقيمة 15 دقيقة لكل اجتماع، الأمر الذي يكلف المنظمات موارد بشرية هامة كان يُمكن الاستفادة منها في مسائل أخرى.

ضياع الوقت الذي احتسب في دراسة Sapio Research اقتصر على الوقت الضائع في الانتظار قبل الاجتماع، والوقت الضائع بسبب التشتت خلال الاجتماع، ولم ينتقد مسائل أخرى كقيمة الاجتماع في حد ذاته وطريقة إدارته، الأمر الذي يفتح المجال لمراجعة هذه المقاربة.

 

3. أخطاء شائعة في إدارة الاجتماعات

 

جمعت العديد من الدراسات أسباب متنوعة لفشل الاجتماعات، أو على الأقل ارتفاع تكلفتها على حساب موارد المنظمات. لكن تتكرر نفس الأخطاء جعل الاجتماع مرتبطا بعدة أفكار سلبية على غرار الملل وإهدار الوقت. نقلت مجلة هارفارد بزنس ريفيو مسحا شمل 182 من كبار المدراء، ذكر 65% منهم أن الاجتماعات تمنعهم من إكمال مهامهم، و 71% منهم أنها غير منتجة أو فعالة.

 

1. أخطاء متكررة

توجد العديد من الأخطاء التي تكررها المنظمات بطريقة عفوية، عند تنظيم الاجتماعات. حيث تبلغ تكاليف الاجتماعات عند بعض المنظمات 15% من مواردها، لكن أكثر من ثلث هذه الاجتماعات تكون غير منتجة أو ذات جدوى.

 

2. أهم الأخطاء المتكررة في الاجتماعات

من أهم الأخطاء التي تقوم بها المنظمات قبل أثناء أو بعد تنظيم الاجتماعات:

 

1.2. عدد الحضور غير مناسب

في الكثير من الأحيان يكون عدد الحضور في الاجتماع أقل أو أكثر من العدد اللازم لتنظيمه بطريقة فعالة. فالاجتماع الفعال يحتوي على أصحاب المصلحة والمؤثرين المباشرين في الاجتماع. يجب أن لا يحتوي الاجتماع على عدد كبير من الحضور حتى يستطيع كل المشاركين الدفاع عن وجهات نظرهم بطريقة فعالة.

 

2.2. عدم وجود ميسر

غياب الميسر عن الاجتماع من شأنه أن يجعله عرضة للعديد من الأخطاء الفنية، الأمر الذي ينعكس بالسلب على نجاح الاجتماعات ومردوديتها. المُيسر هو الشخص القادر على الحفاظ على التركيز على الموضوع الرئيسي للاجتماع، وتمكين كل المشاركين من إبداء الرأي، فضلا عن التوزيع العادل للمداخلات،  وتحديد المخرجات النهائية للاجتماع.

 

3.2. ضياع صوت الخبراء وسط الضجيج

كشفت دراسة من جامعة يوتا أن الناس لا يميزون فعلا بين حديث الخبراء وحديث الناس الأعلى صوتا. هذه المفارقة تجعل الاجتماعات غير المنظمة من طرف ميسرين مجالا لافتكاك الكلمة من الناس الأقل خبرة والأكثر جرأة على المقاطعة ورفع الصوت أثناء النقاش.

 

 

4.2. التركيز على الوقت لا على المحتوى

في الكثير من الأحيان يركز مدير الاجتماع على ترك مدة زمنية خاصة بكل موضوع، ويحاول أن لا يتجاوز الفترة المحددة له، وأن لا تنتهي النقاشات حول الموضوع قبل أن ينتهي الوقت. هذه الطريقة غير الفعالة تجعل الاجتماعات مملة و/أو غير فعالة. لهذا تقوم شيريل ساندبرج مديرة عمليات موقع التواصل في فيسبوك بإعطاء الوقت الكافي لكل موضوع، وإنهاء اجتماع مدته ساعة خلال 15 دقيقة إذا تم التعريج على كل النقاط واستيفاء كل المواضيع.

 

5.2. البداية المتأخرة

37% من الاجتماعات في الولايات المتحدة تبدأ بعد الموعد المحدد، وغياب المُيسر في الاجتماع يصنع عقوبة مضاعفة للأشخاص الذين يحضرون في الوقت. حيث يجد المشاركون الملتزمون بالوقت أنفسهم مضطرين لإضاعة وقتهم وانتظار المتأخرين. وفي الكثير من الأحيان، يكون عدم وجود أجندة واضحة للاجتماع سببا في عدم القدرة على بدء الاجتماع دون وجود جميع المشاركين.

 

6.2. الأجندة غير المناسبة

عندما يقوم المتخصص بتحضير أجندة اجتماع ما، فهو بكل بساطة مُعرض بشدة لتقديم برنامج لا يتناسب مع المدة الزمنية المتوقعة من الاجتماع. فتكون المواضيع أكبر من مدة الاجتماع أو لا ترتقي أصلا لتكون سببا للاجتماع. وفي الحالتين يصبح الاجتماع غير فعال ولا يمكن أن يعطي إضافة حقيقية للمنظمة.

 

7.2. المدير يدير الاجتماع

عندما يدير مدير المنظمة الاجتماع، يضع على كاهل المشاركين عبئا إضافيا، حيث يحرمهم من فرصة إبداء الرأي والمشاركة الإيجابية. الكثير من الموظفين يتحولون إلى مشاركين سلبيين في الاجتماعات التي يديرها مديروهم، ويكتفون بالموافقة على كل مقترحاته. كما أن مدير المنظمة لا يمكن أن يكون حياديا في إدارة الاجتماع، الأمر الذي يجعل هذا الأخير موجها وليس مجالا مناسبا لتبادل الأفكار والمقترحات.

توجد العديد من الأخطاء المتكررة في إدارة الاجتماعات، لهذا تتجه نسبة هامة من المنظمات في العالم إلى اختيار ميسرين لهذه المهمة لتوفير الموارد المهدرة والتعلم من أخطاء الماضي.

 

 

4. تحديات تواجه كل اجتماع

 

يجد المُيسر المتخصص في إعداد وإدارة الاجتماعات صعوبة في تقديمها على أفضل وجه، ناهيك عن مديري الاجتماعات الذين لم يتلقوا تدريبا معمقا. لهذا تُمثل تحديات الاجتماعات واحدة من أصعب المهام التي تواجه الميسرين وغيرهم.

 

موضوع الاجتماع

في الكثير من الأحيان يكون تحديد موضوع الاجتماع في حد ذاته تحديا. فاختيار الموضوع المناسب يرتبط أساسا بجاهزية الأطراف المشاركة فيه، وتوفر المادة الخاصة به (بيانات، أرقام، نتائج…). كما يحتاج مدير الاجتماع إلى تقييم الموعد المناسب له، حتى لا يكون أكبر من اللازم أو متأخرا فيفقد قيمته.

 

احتكار الكلمة

يتحول الاجتماع غير الفعال في الكثير من الأحيان إلى جُمل إنشائية أو مجموعة من التعليمات التي كان من الممكن استبدالها بقرارات مباشرة. في أغلب الأحيان عندما يكون مدير المنظمة أو أحد الموظفين الكبار مديرا للاجتماع. فالشخصية التي تتمتع بسلطة معنوية على بقية أفراد الفريق تُصبح عائقا أما بقية المشاركين، وتجعلهم مشاركين سلبيين، مهمتهم الأساسية الموافقة على الآراء والمقترحات.

 

التنسيق مع بقية الاجتماعات

يعرف المُيسر تماما ضرورة التنسيق بين الاجتماعات والأطراف المتدخلة فيها. حيث تجد بعض فرق العمل أنها متأخرة وفاتها الكثير، فقط لأنها لم تحضر اجتماعا حضرته فرق أخرى، ومازالت لا تعرف المخرجات النهائية لتلك الاجتماعات. لذلك يكون من الضروري التنسيق بين الاجتماعات وتوفير المخرجات النهائية لكل الاجتماعات مع الأطراف المتدخلة قبل بداية كل اجتماع جديد.

توجد العديد من التحديات التي تواجه مدراء الاجتماعات، والتي يعرفها الميسرون تمام المعرفة، ويسهرون على مواجهتها حتى قبل أن تظهر، بهدف ضمان نجاحها وحُسن تسييرها.

 

 

5. خطوات أساسية لإدارة اجتماع ناجح

 

يحرص مدير الاجتماع على تحضيره قبل بدايته، وتنظيمه عند انطلاقه، ثم متابعة مُخرجاته بعد انتهائه. هذه المهام هي خطوة أولى لتمكين المنظمة من استفادة قصوى من الاجتماعات وتجنب تكاليفها الباهظة.

 

قبل الاجتماع

 

من الضروري التحضير للاجتماع قبل بدايته، حتى لا يُصبح مجرد لقاء دون نتائج أو أهداف. كما أن مناقشة أجندة الاجتماع بين الأطراف المتدخلة في ضرورية ليكون كل المشاركين على أتم الاستعداد.

 

أثناء الاجتماع

يكون دور المُيسر خلال الاجتماع تدوين الملاحظات وإعطاء الكلمة بطريقة مناسبة، مع التزام الحياد قدر الإمكان، حتى يترك للمشاركين الفرصة للتعبير عن آرائهم. كما يحرص المُيسر على عملية توزيع المهام لضمان نجاح الاجتماع.

 

 

بعد الاجتماع

حتى يكون الاجتماع فعالا، يجب أن تتم متابعة المهام الموزعة على المشاركين، ومشاركة نتائجها معهم. فالاجتماعات التي لا تخرج بمهام حقيقية تؤثر على فرق العمل أو على توجهات المنظمة، لن يكون لها أي أثر على مستقبلها.

 

 

6. كيف تُصبح اجتماعات المنظمة فعالة

 

حاجة المنظمات لجعل الاجتماعات فعالة، مكن من ملاحظة 3 أنماط لتطوير أداء الاجتماعات، حسب التوجه العام لكل منظمة. لكن في أغلب الأحيان يكون اختيار التدريب الأكاديمي أفضل الحلول للتمكن من مهارات تنظيم الاجتماعات.

 

1. من الأسفل إلى الأعلى

في العادة عندما يلاحظ الموظفون في منظمة ما، أن تكلفة الاجتماعات الباهظة أصبحت لا تطاق، يعملون على وضع أساسيات جديدة لتنظيمها من خلال البحث عن أفضل الموارد المتاحة (كتب، دراسات، مقالات…)

 

2. على مستوى الأقسام

في هذه الحالة يكون الموظفون الكبار في أحد أو بعض الأقسام الأكثر وعيا بضرورة وضع خطط جديدة لإدارة الاجتماعات، وتكون المبادرة من مستوى الأقسام في الاتجاهين.

 

3. على مستوى المنظمة

في هذه الحالة يكون المدراء في المنظمة واعين بضرورة الحفاظ على مواردها، وتجنيبها خسائر الاجتماعات غير الفعالة. ويكون القرار رأسيا يشمل الاتجاه نحو وضع خطط متكاملة لتدريب الموظفين وتوفير مناخ ملائم لإنجاح عملية التحول.

 

 

ولتكون الاجتماعات ناجحة في المنظمة يجب أن تستوفي الشروط التالية:

 

 

7. خطوات عملية

 

من الصعب جمع كل التفاصيل المتعلقة بالخطوات العملية لتنظيم اجتماع فعال، فهذا يتطلب نقل كل المواد الأكاديمية التي يدرسها المُيسر قبل أن يُصبح مُيسرا ناجحا. لكن يُمكن ذكر أهم النقاط التي من شأنها أن تجعل الاجتماعات أفضل وأقل هدرا للوقت والجهد.

 

الإشعار بموعد الاجتماع

من الضروري إخطار المشاركين في الاجتماع، على الأقل قبل 24 ساعة مع تحديد موضوع الاجتماع وأجندته حتى يكونوا مستعدين لمشاركة بناءة وذات جدوى، فضلا عن التأكد من جاهزيتهم لحضور الاجتماع من أصله.

 

احترام وقت بداية الاجتماع ونهايته

التأخر عن أي اجتماع هو عقوبة جماعية لكل المجتهدين الذين يحضرون الاجتماع في الوقت المناسب، لكن التأخر عن اختتام الاجتماع في موعده قد يعني تأخير مواعيد اجتماعات أخرى وأثرا أكبر على بقية الفرق.

 

المشاركون المناسبون

ليكون الاجتماع فعالا، يجب أن يكون المشاركون متدخلين بطريقة مباشرة في المواضيع الرئيسية. فالاجتماع الذي لا يشمل أحد الأطراف المهمة، يتطلب اجتماعات أخرى لتعويض النقص وتدارك ما فات، وهذا من شأنه أن يكلف المنظمة الكثير من الوقت والجهد.

 

وفرة البيانات

لا يمكن تنظيم اجتماع فعال، دون توفير البيانات الضرورية لإقامته. إذا كان أحد المشاريع مازال قيد الإنشاء، فلا يمكن إدارة اجتماع لمناقشة نتائجه أو تكاليفه الجملية. لهذا يحرص المُيسر على التأكد من المعلومات المتاحة عند المشاركين لتقرير إقامة الاجتماع من عدمه.

 

التركيز على الموضوع الأصلي

بعد أن تستثمر المنظمة الكثير من الوقت والجهد لتحضير اجتماع ما، يكون من غير المناسب أن يتم تحويل وجهة الموضوع الرئيسي إلى مواضيع أخرى مهما كانت أهميتها. في المقابل يُمكن تنظيم اجتماعات أخرى للمواضيع العالقة دون المساس من قيمة الموضوع الأصلي والوصول إلى نتائج عملية ومخرجات واضحة.

 

المصادر :

1.The Cost of Wasted Meetings: 3 Ways to Change Your Organization’s Meeting Culture; Michael Wilkinson.

2.Competencies of Science Centre Facilitators; Muhammad Fairuz, Muhammad Syukri, Lilia Halim.

3.Mentoring and Facilitation in Entrepreneurship Education: Beliefs and Practices; Ben Lutz.